El caso corresponde a una empresa de servicios con una plantilla estable y sin conflictos laborales aparentes. La actividad se desarrollaba en un entorno flexible, con cierta autonomía horaria y una cultura basada en la confianza.

La empresa contaba con un sistema de registro horario implantado, pero su uso era percibido internamente como un trámite formal más que como una herramienta de gestión. No existían conflictos abiertos ni reclamaciones previas por parte del equipo.

La inspección llegó sin aviso previo.

Situación inicial

Antes de la actuación inspectora, la empresa presentaba las siguientes características:

  • Sistema de fichaje digital implantado.

  • Horarios teóricos definidos, pero con flexibilidad informal.

  • Registros horarios homogéneos y repetitivos.

  • Ausencia de revisión periódica de los fichajes.

  • Cultura interna que desincentivaba reflejar horas adicionales.

Desde la dirección, se asumía que “cumplían” porque el sistema existía.

El detonante de la inspección

La actuación inspectora no se inició por una denuncia interna, sino por una comprobación rutinaria dentro de un plan sectorial. Durante la revisión inicial, la Inspección solicitó:

  • registros horarios de varios meses,

  • información sobre jornada y organización del trabajo,

  • justificación de horas extraordinarias.

Fue en ese momento cuando aparecieron las incoherencias.

El problema detectado

El problema no fue la ausencia de fichaje, sino su falta de correspondencia con la realidad. La Inspección detectó:

  • registros idénticos día tras día,

  • fichajes incompatibles con reuniones y actividad real,

  • ausencia de horas extraordinarias registradas pese a picos de trabajo evidentes,

  • contradicción entre la organización efectiva y los registros presentados.

El sistema existía, pero no reflejaba la jornada real.

Criterio de la Inspección

La Inspección consideró que el registro horario no cumplía su finalidad legal ni organizativa. No se valoró la intención de la empresa, sino la realidad efectiva del tiempo de trabajo.

El criterio fue claro:

un registro formal que no refleja la realidad equivale, a efectos prácticos, a no tener control horario válido.

Impacto económico y organizativo

Sin entrar en cifras concretas, el impacto fue relevante:

  • sanción económica por incumplimiento del registro horario,

  • obligación de revisar y corregir el sistema implantado,

  • tensión interna en la plantilla al revisar jornadas pasadas,

  • pérdida de confianza de la dirección en la información disponible.

Además del coste directo, apareció un coste indirecto de desorden organizativo.

Por qué el problema no se detectó antes

El descontrol horario no se detectó porque:

  • el sistema existía y “funcionaba” formalmente,

  • no había reclamaciones internas visibles,

  • la cultura de flexibilidad ocultaba el exceso de horas,

  • nadie analizaba los registros desde una óptica de gestión.

El error no estaba en la herramienta, sino en cómo se utilizaba y se interpretaba.

Cómo podría haberse evitado

El problema se habría evitado con medidas básicas de gestión:

  • alinear el registro con la realidad operativa,

  • revisar periódicamente los fichajes,

  • definir criterios claros sobre jornada efectiva,

  • evitar culturas internas que penalicen reflejar horas reales.

No era una cuestión técnica, sino de criterio y supervisión.

Aprendizajes clave del caso

Este caso pone de manifiesto que:

  • fichar no es controlar la jornada,

  • los registros irreales no protegen a la empresa,

  • la flexibilidad mal gestionada genera riesgo,

  • el descontrol horario tiene impacto económico real.

El problema no es la sanción: es lo que revela sobre la gestión interna.

El control horario como herramienta de gestión

Cuando el control horario se gestiona bien, aporta información valiosa sobre organización, productividad y dimensionamiento del equipo. Cuando se gestiona mal, se convierte en un foco de sanción y conflicto.

En Aranguren ayudamos a empresas y profesionales a revisar su estructura jurídica desde una perspectiva consultiva integral, alineando fiscalidad, mercantil, contabilidad, finanzas y ámbito laboral. Este enfoque se ve reforzado por nuestra colaboración estratégica con JLCasajuana, despacho jurídico full-service con más de cuarenta años de trayectoria, lo que nos permite anticipar contingencias laborales con impacto legal y económico real.

Porque en gestión laboral, lo que no refleja la realidad acaba saliendo a la luz.

Fuentes de referencia