Muchas pymes operan cada día sin tener claro si cumplen realmente con las obligaciones legales que exige su actividad. Contratos sin actualizar, políticas internas incompletas, documentación desordenada o procesos que nunca se revisan… Todo esto genera riesgos que no aparecen hasta que ya hay un conflicto, una inspección o un proveedor que incumple.

Por eso, en 2025 es más importante que nunca disponer de un sistema legal básico, sencillo pero efectivo, que permita a la empresa operar con seguridad jurídica sin necesidad de complejidad. Este checklist recoge los puntos mínimos que cualquier pyme debería tener controlados para proteger su negocio y evitar problemas innecesarios.

Contratos fundamentales que toda empresa debe tener actualizados

Un error habitual es operar con contratos descargados de internet o desactualizados. Lo esencial es contar con:

  • Contrato de prestación de servicios adaptado a tu actividad.

  • Condiciones generales para estandarizar la relación con clientes y proveedores.

  • Contratos laborales actualizados y alineados con el modelo de negocio.

  • Acuerdos de confidencialidad (NDA) con colaboradores, proveedores y partners.

  • Acuerdos con freelancers o externos bien definidos para evitar riesgos laborales.

Tener contratos claros evita malentendidos, litigios y pérdidas económicas.

Documentación societaria en orden y accesible

No basta con tener los documentos: deben estar actualizados y localizables.
Toda pyme debería revisar anualmente:

  • Estatutos actualizados.

  • Libro de socios al día.

  • Actas de junta y acuerdos sociales completos.

  • Poderes notariales y su estado (vigentes, caducados, revocados).

  • Estructura de administración definida y reflejada correctamente.

Una documentación societaria desactualizada es origen frecuente de bloqueos entre socios y problemas bancarios y contractuales.

Cumplimiento básico en materia laboral y de personal

Incluso negocios pequeños deben cumplir requisitos que, si fallan, generan sanciones importantes:

  • Organigrama y funciones documentadas.

  • Contratos laborales revisados.

  • Políticas internas básicas (vacaciones, teletrabajo, uso de equipos).

  • Registro horario y sistemas de fichaje.

  • Protocolos obligatorios:

    • Prevención de riesgos laborales

    • Igualdad

    • Acoso laboral

No es burocracia: es blindaje ante conflictos laborales.

Protección de datos (RGPD) ajustada a la realidad de la empresa

Muchas pymes han hecho un RGPD “de manual”, pero no lo cumplen realmente.
Lo imprescindible es:

  • Registro de actividades de tratamiento actualizado.

  • Textos legales en web revisados.

  • Contratos con encargados de tratamiento (proveedores).

  • Políticas internas aplicadas (no solo redactadas).

  • Formación mínima para empleados.

El RGPD no es solo tener documentos: es aplicarlos.

Relación con proveedores y partners sin riesgos ocultos

Un punto crítico en pymes: acuerdos ambiguos y expectativas no documentadas.
El checklist básico:

  • Acuerdos marco con proveedores clave.

  • Mecanismos de penalización por incumplimiento.

  • Plazos de entrega y responsabilidades claras.

  • Condiciones de pago definidas.

  • Propiedad intelectual / industrial bien delimitada.

Gran parte de los conflictos empresariales nacen de contratos incompletos o vagos.

Procesos internos revisados desde la perspectiva legal

Cualquier pyme debería revisar anualmente:

  • ¿Cómo se aprueban decisiones internas?

  • ¿Cómo se archivan documentos sensibles?

  • ¿Cómo se autoriza un gasto relevante?

  • ¿Qué ocurre en caso de conflicto con un cliente?

  • ¿Hay un procedimiento ante impagos?

La falta de procesos claros es lo que más expone a una pyme ante riesgos.

Un checklist como este permite detectar a tiempo qué áreas están expuestas y qué documentos requieren actualización. La mayoría de pymes no necesitan complejidad legal, sino orden y coherencia: contratos bien hechos, procesos claros y documentación controlada. En Aranguren ayudamos a empresas a establecer este sistema legal mínimo para operar con seguridad, prevenir riesgos y evitar conflictos que pueden costar tiempo y dinero. Si quieres revisar tu situación legal actual, podemos analizar en qué punto estás y qué necesitas reforzar.